Prodesanews.com | BENGKALIS – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Tuan Guru Haji Ahmad Kabupaten Bengkalis baru-baru ini menyambut kunjungan Tim Inspektorat Provinsi Riau pada Selasa, 12 November 2024, sekira pukul 15.00 WIB. Kunjungan ini menandai langkah penting dalam upaya pemerintah Kabupaten Bengkalis untuk meningkatkan kualitas tata kelola administrasi pemerintahan, khususnya dalam pengelolaan arsip inaktif yang lebih efektif dan terorganisir.
Sekretaris Dispersip Kabupaten Bengkalis, Drs. H. Elmunir, dalam kapasitasnya mewakili Kepala Dinas, Hendrik Dwi Yatmoko, menyambut baik kedatangan Tim Inspektorat. Dalam sambutannya, Elmunir menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang baik untuk memastikan data dan informasi yang dihasilkan oleh pemerintah dapat dikelola secara efektif. Hal ini, menurutnya, tidak hanya mendukung transparansi dan akuntabilitas, tetapi juga meningkatkan kualitas pelayanan publik secara keseluruhan.
“Melalui koordinasi ini, kami berharap dapat mengoptimalkan pengelolaan arsip inaktif. Dengan pengelolaan yang lebih baik, akses informasi akan lebih mudah dan risiko kesalahan administrasi dapat diminimalisir, yang pada akhirnya akan meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat,” ujar Elmunir.
Dalam kunjungan tersebut, Tim Inspektorat Provinsi Riau memberikan berbagai arahan terkait prosedur pengelolaan arsip inaktif. Arahan tersebut mencakup langkah-langkah mulai dari penyimpanan yang aman dan teratur, pemusnahan dokumen sesuai regulasi, hingga penerapan sistem digitalisasi arsip. Pengelolaan arsip inaktif yang tepat diyakini akan membantu mengurangi beban penyimpanan fisik yang berlebihan, mempercepat pencarian dokumen yang diperlukan, dan menjaga agar data yang ada tetap terjaga kerahasiaannya.
Iwan Desheryawan, selaku Kepala Bidang Kearsipan Dispersip Bengkalis, menyatakan kesiapan pihaknya untuk segera melaksanakan rekomendasi dari Tim Inspektorat. “Kami berkomitmen untuk memperbaiki dan mengoptimalkan pengelolaan arsip inaktif di Kabupaten Bengkalis. Hal ini diharapkan dapat mendukung terciptanya pemerintahan yang lebih efisien dan transparan, sejalan dengan harapan masyarakat,” tutur Iwan.
Kunjungan ini menjadi bagian dari upaya berkelanjutan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di tingkat daerah. Ini tidak hanya mendukung kelancaran administrasi, tetapi juga berkontribusi pada tata kelola pemerintahan yang lebih baik. Arsip yang dikelola dengan efisien diharapkan dapat meningkatkan pelayanan publik, menjadikannya lebih optimal dan sesuai dengan harapan masyarakat luas.
Lebih lanjut, sinergi yang terjalin antara Pemerintah Kabupaten Bengkalis dan Provinsi Riau diharapkan dapat menjadi contoh bagi daerah lainnya. Kebijakan pengelolaan arsip yang baik merupakan langkah strategis untuk mewujudkan pemerintahan yang lebih terbuka, akuntabel, dan berbasis data yang valid. Dengan demikian, upaya ini tidak hanya membawa manfaat jangka pendek, tetapi juga berkontribusi pada pencapaian tujuan jangka panjang dalam sistem pemerintahan yang modern dan responsif.
